PROSES PRODUKSI PADA PT. PRAKARSA ALAM SEGAR

Profil Perusahaan

PT. Prakarsa Alam Segar yang beralamat di Jalan Raya Kaliabang Bungur RT 001 RW 001 kelurahan Pejuang, kecamatan Medan Satria Kota Bekasi Jawa Barat 17131 Telp : (021) 88872348 Fax : (021) 88976676. Jenis produksi nya Mie Instan (Mie Seddap), dengan jumlah karyawan  perempuan sebanyak  2672 orang, jumlah karyawan laki – laki sebanyak 2511 orang, total keseluruhan karyawan 5183 orang. Dengan line yang berproduksi sebanyak 16 line dengan kapasitas produksi 220.000 Dus / hari. Daerah pemasaran yaitu : Pulau Jawa, Sumatra dan Ekspor. PT. Prakarsa Alam Segar mempunyai kebijakan halal yakni mempunyai itikad hanya membuat produk – produk yang bermutu dan halal dikonsumsi oleh manusia / umat islam, oleh karenannya PT. Prakarsa Alam Segar senantiasa hanya menggunakan bahan baku, alat produksi, proses produksi, penyajian, penggudangan, transportasi yang dinyatakan halal menurut syariat agama islam. Kebijakan keamanan pangan yang diterapkan PT. Prakarsa Alam Segar yaitu PT. Prakarsa Alam Segar memastikan produk makanannya berqualitas, aman, alami, sehat, bergizi dengan menerapkan ISO 22000 secara efektif. Adapun sistem management PT.Prakarsa Alam Segar terdiri dari:

1.      ISO 22000 (Keamanan Pangan).

2.      SJH (Sistem Jaminan Halal).

3.      ISO 9001 (Sistem Management Mutu / Qualitas).

4.      ISO 14001 (Sistem Management Lingkungan) & OHSAS 18001 (Keselamatan, kesehatan Kerja).

5.      5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin).

 

Visi Perusahaan

PT. Prakarsa Alam Segar mempunyai visi membantu semua lapisan masyarakat untuk mendapatkan makanan bermutu dan hidup lebih baik (helping all levels sociaty to eat and live better).

Misi Perusahaan

Misi PT. Prakarsa Alam Segar yakni menjadi perusahaan makanan Indonesia yang terkemuka dan terpercaya.

Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Departemen Warehouse PT. Prakarsa Alam Segar adalah sbb:

Gambar 1. Struktur Organisasi PT. Prakarsa Alam Segar

Warehouse atau pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan warehouse adalah akurasi pergerakan barang dan menghitung rentang waktu barang disimpan. Dibutuhkan kontrol aktivitas pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan efisiensi penggunaan warehouse agar jumlah dan rentang waktu barang disimpan dalam nilai minimum atau sesuai perencanaan.

 

Manajemen logistik dan Pergudangan memegang peran yang sangat penting dalam kehidupan sebuah perusahaan. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan. Inventory adalah material dan persediaan yang keduanya dimiliki oleh suatu badan usaha atau institusi untuk penjualan atau persediaan masukan untuk proses produksi.  Seluruh badan usaha atau institusi membutuhkan inventory dan biasanya inventory merupakan bagian yang besar dari total asset.  Inventory sangat penting bagi perusahaan manufaktur secara finansial, inventory biasanya mewakili 20% sampai 60% dari total asset di dalam balance sheet.

Tujuan dasar dari inventory adalah memisahkan antara permintaan dan penawaran.  Inventory bertugas sebagai penyangga/perantara antara :

·         Permintaan dan penawaran

·         Permintaan pelanggan dan barang jadi

·         Barang jadi dan ketersediaan komponen

·         Persyaratan untuk suatu operasi dan output dari operasi sebelumnya

·         Bagian dan material untuk memulai produksi dan persediaan material

Manajemen inventory adalah suatu sistem yang bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengawasi inventory mulai dari tahap raw material sampai ke pelanggan.  Agar suatu badan usaha memperoleh keuntungan yang optimum maka manajemen inventory harus bertujuan sebagai berikut :

·         Pelayanan pelanggan yang maksimal

·         Biaya operasional pabrik yang rendah

·         Investasi inventory yang minimal

Karena inventory disimpan di gudang, maka secara fisik manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan.  Dalam beberapa kasus, inventory mungkin disimpan untuk jangka waktu tertentu.  Dalam situasi lain, perputaran inventory sangat cepat dan gudang berfungsi sebagai pusat distribusi. Untuk itu diperluakan suatu analisa proses untuk mencari solusi dan penyebab ketidaksesuaian barang yang berpengaruh pada keuntungan dan performasi gudang itu sendiri. Analisa dilakukan pada tiap bagian dalam gudang karena untuk menemukan sekecil mungkin penyebab kesalahan atau penyimpangan prosedur kerja. Setelah melakukan analisa diharapkan dapat menghasilkan suatu perubahan dan perbaikan dari kesalahan atau penyimpangan yang terjadi sebelum dilakukan analisa. 

Bagian – bagian dalam gudang tersebut. Bagian – bagian itu akan dibahas satu persatu, yaitu :

Good Receipt / Penerimaan barang

Good receipt atau istilah penerimaan barang dari Supplier dilakukan oleh admin yang bertugas melakukan penginputan hasil penerimaan barang dari supplier sesuai laporan dari Pengawas Bongkar. Data penunjang dari Penerimaan Barang ini berupa :

1. Memo Perintah Bongkar

2. Surat Perintah Bongkar

3. Form Berita Acara Pemeriksaan Tepung

4.FRM-Tally Sheet

Tujuan bagian tersebut untuk memastikan bahan baku yang diterima sesuai Standart yang sudah ditetapkan dengan mengutamakan Aspek Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan. Penerimaan Bahan Baku merupakan tugas dan Tanggung Jawab Pengawas Bongkar, Admin, Driver Forklift Foreman dan Supervisor mulai dari Informasi Schedulle Kedatangan bahan baku (Fresh RM, Tepung Lokal / Import, Tapioka dan Premix), persiapan sumber daya, Scanning Barcode, Good Receipt, dan pembuatan laporan Penerimaan Bahan Baku.

Dalam hal ini, faktor manusialah yang berperan besar dalam hal kelancaran dan kesesuaian barang dengan sistem. Untuk lebih jelasnya proses inbound / penerimaan barang akan digambarkan dibawah ini :



 

Gambar 3. Flowchart Dokumen Kedatangan Tepung

Secara Sytem SAP penerimaan dilakukan sebagai berikut :

a. Buka System SAP

b. Masukkan User dan Password lalu enter

Gambar 4. Tampilan Menu Login SAP

kemudian tampil layar berikut :

User Manual Inbound Delivery

1. Ketik VL32N atau klik T Code VL32N – Inbound Delivery

2. Lalu Enter

 

3. Lalu akan muncul tampilan sebagai berikut :

4. Masukkan no Inbound Delivery yang akan kita Good Receipt

5. Lalu enter, kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut :

 

6. Isi tanggal GR pada Actual GR Date

7. Cek Material, Delivery Quantity

8. Delivery Quantity dapat diubah sesuai dengan fisik barang

9. Double Klick pada material, lalu akan tampil layar sebagai berikut :

Gambar 5. Tampilan Menu Inbound Delivery

 

10. Isi Tanggal Best Before

11. Kemudian klick pada POST GOOD RECEIPT

12. Lalu Save dan kembali dengan menekan F3

13. untuk melihat melihat no GR tekan F 7 / Document Flow, lalu muncul  

 

Melihat Stock secara System SAP

Untuk melihat Stock yang ada di gudang dapat menggunakan Tcode /ZMB52, Berikut caranya :

 

lalu muncul tampilan berikut :

isi Kode Material, Plant, Sloc. Bila kita ingin melihat seluruh stock material yang ada di Sloc tertentu kita hanya mengisi Plant dan Sloc.

Gambar 6. Tampilan Menu Display Warehouse Stocks of Material

Penyimpanan Bahan Baku

Pada bagian ini bertujuan untuk memastikan bahan baku yang disimpan sesuai Standart yang sudah ditetapkan. Penyimpanan Bahan Baku merupakan tugas dan Tanggung Jawab Stock Controller, Admin, Driver Forklift Foreman dan Supervisor mulai dari informasi jumlah barang yang diterima, transfer ke dalam gudang, pembuatan dan pengisian kartu Stock, penyusunan bahan baku, metode penyimpanan dan monitoring bahan baku.

Departemen Warehouse Raw material memiliki tempat penyimpanan / Storage Location yang banyak, sehingga tiap gedung penyimpanan memiliki nama yang berbeda secara Sytem, Berikut Nama Storage Location yang ada di Departemen Warehouse Raw Material :

B00I    = Gd G Tepung

B002   = Gd B Premix

B003   = Gd F Premix

B004   = Gd I Premix

B006   = Gd K Garpu

B008   = Gd Bawang

B010   = Gd M Tepung

B011   = Gd L Sambal

Dikarenakan Tempat penyimpanan sangat banyak maka untuk perpindahan material dari satu tempat ke tempat lain harus dilakukan transaksi secara system, berikut transaksi untuk memindahkan Stock ke tempat lain :

Transaksi Transfer Antar Gudang IM ( Misal dari B001/ Gudang G ) ke B010 / Gudang M )

Masukan Tcode ZRW19 lalu klik enter atau excute

maka akan mucul seperti layar di bawah ini :

Masukan data sbb :

Plant pengirim wajib di isi 1001

S.Loc Pengirim / gudang pengirim, sesuai gudang mana yang akan mengirim tidak selalu sama dengan contoh ini mengunakan B001

Plant Penerima wajib di isi 1001

S.Loc Penerima / gudang penerima, sesuai gudang mana yang akan menerima tidak selalu sama dengan contoh ini mengunakan B010

lalu klik enter / excute akan muncul layar seperti di bawah ini :         

Gambar 8. Tampilan Menu Form Transfer BS

Yang harus disi :

Beri tanda X pada kolam transfer

Masukan Material ID sesuai dengan barang yang di transfer contoh tepung Material ID : 20000003

Masukan Bath : 9000133965

Masukan jumlah quantity yang di tranfer di kolom CASE 5 Zak dan PACK jika satuanya lebih kecil dari Zak misalkan satuan Kg

Setelah semua material yang akan di transfer sudah di input semau dan sudah di cek ulang apakah sudah sesuai dan benar baik quantity dan bathnya.

Lalu klik enter / excute maka akan di dapat layar sbb :

 

Jika di dapat layar seperti di atas ini berarti proses transfer berhasil dan catat documentnya seperti yang tercetak pada layar di atas Document 4900256695 posted .

Langkah selanjutnya untuk gudang pengirim harus melakukan langkah di bawah ini untuk mencetak form transfer barang yang akan di kirim ke gudang penerima

Masukan T Code ZFW06  klik enter / excute maka akan di dapat layar sbb :

 

Jika sudah di dapat layar seperti di atas yang wajib di isi sbb :

Masukan Document post 4900256695

Yang tadi di catat waktu mengirim material ke gudang penerima

Jika sudah klik enter / excute maka akan muncul layar seperti di bawah ini

Jika layar di atas sudah di dapat maka klik enter / tanda excute maka secara otomatis akan mencetak nota transfer,  jika tidak tercetak secara otomatis lakukan langkah sbb untuk melihat display cetakan yang sudah kita buat di layar monitor.

Gambar 9. Tampilan Menu Nota Transfer Internal 

Pengeluaran Bahan Baku

Tujuan dari bagian ini adalah untuk memastikan bahan baku yang diterima sesuai Standart yang sudah ditetapkan dengan mengutamakan Aspek Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan.Pengeluaran Bahan Baku merupakan tugas dan Tanggung Jawab Admin, Driver Forklift Foreman dan Supervisor mulai dari menerima permintaan bahan baku sesuai reservasi, melakukan transfer bahan baku, melakukan serah terima dengan departemen tujuan dan melakukan pencatatan pe

 

Penanganan barang kembali

Pada bagian ini bertujuan untuk memastikan bahan baku yang diterima sesuai Standart yang sudah ditetapkan. Penanganan barang kembali merupakan tugas dan Tanggung Jawab Admin, Driver Forklift Foreman dan Supervisor mulai dari menerima informasi barang kembali, melakukan validasi fisik barang, melakukan pencatatan pada kartu stock. Memilah barang kembali sesuai dengan statusnya. Mengidentifikasi dan koordinasi tindakan terhadap barang kembali yang statusnya rejected dengan departemen terkait.ngeluaran pada kartu stock.

Pengeluaran Fresh RM ke Pemotong

Pada bagian ini bertujuan untuk memastikan bahan baku yang diterima sesuai Standart yang sudah ditetapkan. Pengeluaran Fresh RM merupakan tugas dan Tanggung Jawab Admin, Driver Forklift Foreman dan Supervisor mulai dari menerima permintaan pengeluaran bahan segar. Mempersiapkan bahan segar sesuai dengan permintaan berdasarkan FIFO dan FEFO sampai dengan mempersiapkan dokumen untuk pengeluarannya.

 

Metodologi Analisa

Dalam kegiatan analisa ini peserta menggunakan metode terapan yakni analisa yang diarahkan atau bertujuan untuk menemukan sebanyak mungkin informasi yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah. Dan juga jenis penelitian Action Research yakni penelitian yang digunakan untuk menemukan metode kerja yang paling efektif dan efisien.

Analisa Proses

1.      Good Receipt / Penerimaan barang

Setelah dilakukan analisa ketidaksesuaian stock bisa diakibatkan dari proses awal yaitu penerimaan barang masuk. Hal ini bisa terjadi karena beberapa kesalahan yang terjadi seperti:

• Kesalahan input jumlah barang masuk.
• Fisik barang yang diterima tidak sesuai dengan form tally sheet (salah penulisan).
• Terjadi selisih antara timbangan dengan gudang.
• Variant yang ada di SPB tidak sesuai dengan yang di bawa.
• Quantity SPB tidak sesuai dengan fisiknya. 
• Sering terjadi kesalahan dalam nomor kendaraan yang tidak sesuai di BAP kedatangan tepung.
• Kesalahan operator forklift meletakkan barang yang tidak sesuai lokasi. 
• Pada saat meletakkan barang ke lokasi terjadi benturan atau barang jatuh dari ketinggian yang menyebabkan barang rusak dan saat memisahkan barang yang rusak tidak melakukan koordinasi kepada bagian  stock control  tentang jumlah barang yang rusak.
• Pada saat penerimaan barang masuk sering ditemukan barang reject, basah, bocor dan berjamur. 

Dari berbagai sebab diatas yang terdapat pada bagian receiping maka dibuat solusi mengenai masalah tersebut, antara lain :

1)      Memeriksa dan memastikan semua dokumen dari setiap barang yang masuk sesuai dengan yang diinput mengenai jenis barang, jumlah barang per batch, dan suppliernya.

2)      Jika ada barang rusak yang sedang dipindahkan atau pada saat meletakkan barang operator forklift menjatuhkan barang atau menemukan barang baik kemasan maupun isinya yang rusak, harap melaporkan barang tersebut ke bagian stock control guna pengidentifikasian stock barang.

3)      Pada penerimaan barang hendaklah memeriksa dokumen dengan seksama untuk mencegah kekeliruan mengenai jumlah dan jenis produk serta kode produk sehingga kesalahan input barang tidak terjadi yang berdampak pada stock barang.

4)      Untuk operator forklift hendaknya meletakkan barang masuk sesuai dengan lokasi yang terdapat pada putaway. Dan untuk barang yang belum mendapat lokasi hendaknya dipisahkan dan dikelompokkan dalam 1 (satu) pallet dan diberi identitas yang jelas mengenai nama barang dan jumlahnya.

2.       Penyimpanan Bahan Baku

Ketidaksesuaiaan dalam penyimpanan bahan baku ke storage location dari bagian ini, disebabkan oleh beberapa faktor yaitu antara lain :

• FIFO tidak teridentifikasi. 
•  Dalam 1(satu) lajur penyimpanan tercampur dengan material lain.
• Tidak ada standarisasi penyimpanan per pallet sehingga melebihi kapasitas per palletnya.
• Penyimpanan material tidak sesuai dengan kondisi suhu di gudang.
• Dalam penyimpanan barang kurang memperhatikan jarak antara dinding dengan produk

Dari hasil analisa yang dilakukan pada bagian penyimpanan bahan baku, maka diperoleh solusi untuk mengurangi ketidaksesuaian dalam penyimpanan  bahan baku yaitu :

1)      Perlu dibuat standarisasi mengenai kapasitas penyimpanan per pallet, dan lajur dalam penyimpanan barang.

2)      Perlu dibuat alat pengukur kelembaban udara, guna mengetahui bahan baku apa saja yang perlu disimpan di gudang dengan suhu dingin dan  suhu yang standar.